Визуальный контроль спортсменов-участников Первенств России, всероссийских и межрегиональных соревнований по хоккею на траве должен осуществляться в первый игровой день соревнований, до начала первого матча каждой команды, путем сверки фотографии паспорта, для спортсменов младше 14 лет - фотографии зачетной квалификационной книжки (иного официального документа с фотографией, подтверждающего принадлежность спортсмена к спортивной организации). В случае возникновения вопросов у представителей Главной судейской коллегии, спортсмену могут быть заданы уточняющие вопросы.

В случае отсутствия каких-либо документов, команда может быть допущена до участия в соревнованиях условно или не допущена до соревнований. Спортсмен также может быть не допущен до соревнований или временно не допущен до соревнований (до момента предоставления всех необходимых документов).

Главная судейская коллегия самостоятельно или через Федерацию хоккея на траве России может направить запрос в заявляющую организацию для предоставления уточняющих сведений согласно действующего законодательства Российской Федерации.

В соответствии с п. 4.4.10. Регламента, «Комиссию по допуску возглавляет главный судья соревнований. После проверки всех документов главный судья составляет протокол комиссии по допуску (Приложение № 2) и расписывается на именной заявке каждой команды с указанием количества допущенных спортсменов и специалистов».