Участие в мероприятии приняли избранные делегаты с правом голоса от 12 из 16 аккредитованных региональных спортивных федераций, являющихся членами ФХТР, что обеспечило её кворум.
Открыл Конференцию президент ФХТР Антон Мороз, который предложил избрать её председателем - первого вице-президента ФХТР Алексея Сорокина, секретарём - Дмитрия Шамина.
В своем вступительном слове он сообщил, что в процессе разработки новой редакции Устава ФХТР все поступившие замечания от региональных федераций были устранены, а сам документ получил согласование с Олимпийским комитетом России и Международным Олимпийским комитетом. Президент ФХТР призвал коллег к продуктивной работе, чтобы каждый высказал сегодня свои замечания к тем или иным пунктам Устава для их оперативной корректировки с целью скорейшего направления готового документа в Минюст.
Алексей Сорокин озвучил составы мандатной и счётной комиссий, после участники утвердили регламент выступлений и проект повестки дня.
Председательствующий предложил определить открытую форму голосования по всем вопросам повестки дня Внеочередной Конференции, и, учитывая проведение мероприятия в режиме видеоконференцсвязи, голосование проводить поднятием руки на время, достаточное для фиксирования волеизъявления членами счетной комиссии. При необходимости счетная комиссия вправе просить продублировать решение того или иного депутата вербально. Делегаты поддержали данное решение.
Переходя к рассмотрению основного вопроса, Алексей Сорокин напомнил, что на XVII Внеочередной Конференции ФХТР 26 марта было принято решение о доработке измененной редакции Устава. Он подчеркнул, что доработка документа проводилась с учетом мнений региональных федераций и Минюста России. Новая редакция Устава Федерации основывается на преемственности положений действующего Устава и приведении его положений под действующие нормы российского законодательства.
Коротко о внесённых в Устав изменениях рассказал член мандатной комиссии Валерий Ермаков. Так, в действующей редакции значительно расширены полномочия Исполкома, а определение вступительных, членских и целевых взносов отнесено к полномочиям Конференции.
Кроме того, исключена должность генсекретаря Федерации, а также внесён пункт о том, что одно лицо может быть делегатом с правом голоса только от одной аккредитованной региональной Федерации, являющейся членом ФХТР.
Затем Алексей Сорокин поставил на голосование вопрос об утверждении новой редакции Устава Общероссийской общественной организации «Федерация хоккея на траве России». Голоса разделились поровну: 6 - «за» и 6 - «против».
В результате повторного голосования с учётом проведённого обсуждения и голосования по каждому отдельному спорному пункту Устава - новый документ утверждён не был (6 - «за», 3 - «против» и 3 воздержавшихся).